皆様こんにちは！エアコンの設置工事等を手掛けている業務用エアコン.comです。
オフィスの快適な空気環境は、従業員の集中力や健康、そして来客への印象にも大きく関わります。その中心である業務用エアコンの定期的なクリーニングは非常に重要ですが、「いざ依頼しよう」「クリーニング当日を迎えた」という段階で、「もっと早く知っておけばよかった！」と後悔するケースも少なくありません。
特にオフィスでは、業務を止めずにスムーズに作業を進めることが求められます。そのためには、単に予約をするだけでなく、事前の準備と、業者選びの段階からの周到な確認が不可欠です。
この記事では、総務・オフィス管理を担当されている方に向けて、業務用エアコンクリーニングを依頼する前に確認・準備しておくべきことを網羅的にご紹介します。これを参考に、失敗せず、そして当日に慌てないクリーニングを実現しましょう。
失敗しないクリーニングは「業者選び」から始まっている
クリーニングの成否は、どの業者に依頼するかに大きく左右されます。安さだけで選んだり、確認を怠ったりすると、サービスの質が悪かったり、予期せぬトラブルが発生したりする可能性があります。
依頼前に必ずチェックしたい業者選定のポイント
1️⃣実績と評判を確認する
- 業務用エアコンのクリーニング実績が豊富か確認しましょう。特にオフィスや店舗での実績が多い業者は、ビジネス環境での作業に慣れています。
- インターネット上の口コミや評判も参考にしますが、情報の真偽を見極めることも重要です。可能であれば、知人の紹介なども有効です。
2️⃣サービス内容を詳しく確認する
- 標準のクリーニングには何が含まれているか？（フィルター、熱交換器、ファン、ドレンパンなど）
- オプションサービス（防カビ抗菌コート、室外機クリーニングなど）は必要か？費用はいくらか？
- エアコンの種類（天井カセット型、壁掛け型など）によって料金や作業範囲が異なるか確認しましょう。
3️⃣見積もりを複数社から取得し比較検討する
- 最低でも2～3社から見積もりを取りましょう。料金の相場感を把握できます。
- 見積もり内容に不明な点がないか、作業範囲が明確かを確認します。追加料金が発生する可能性についても、どのようなケースで発生するのか具体的に質問しましょう。
- 極端に安い業者には注意が必要です。必要な工程が含まれていない、手抜き工事のリスクも考えられます。
4️⃣損害賠償保険への加入を確認する
- 万が一、作業中にエアコン本体や室内の什器、建物に損害を与えてしまった場合の補償について確認しておきましょう。保険に加入している業者であれば安心です。
5️⃣対応エリアと日程調整の柔軟性
- 自社のオフィスが対応エリアに含まれているか確認します。
- 希望する日時で予約が可能か、特に繁忙期（夏前など）を避けられるかなども考慮に入れて相談しましょう。
クリーニング内容と範囲の明確化
業者を選定するのと並行して、クリーニングを依頼するエアコンについて正確な情報を伝え、作業内容の認識を合わせることが重要です。
✅対象となるエアコンの正確な台数と種類を伝える
- オフィス内の全ての業務用エアコンの設置場所、タイプ（天井カセット型、壁掛け型、天井吊り型など）、正確な台数をリストアップしましょう。
- フィルター自動お掃除機能がついている機種かどうかも伝えます。これによって料金や作業時間が変わることがあります。
✅気になる症状や過去のトラブルを伝える
- 「特定のエアコンから異臭がする」「以前から効きが悪い」「過去に水漏れがあった」など、気になる点があれば具体的に伝えましょう。これにより、業者が原因を探ったり、重点的にクリーニングを行ったりできます。
✅高所作業や特殊な設置状況の有無を伝える
- エアコンの設置場所が高い、足場が悪い、真下に動かせない什器があるなど、作業の難易度が高くなりそうな場所があれば事前に伝えておくことで、業者も適切な準備ができます。
当日慌てないための「オフィス側」の準備リスト
業者との契約や内容確認が済んだら、いよいよクリーニング当日を迎えるための社内準備です。
1️⃣作業日時・所要時間の最終確認と社内周知徹底
- 確定した作業日時、おおよその終了時間を再度業者と確認し、清掃場所、作業時間、作業による影響（音、エアコン停止など）を社内全体、特に関係部署や従業員に周知します。貼り紙、社内メール、チャットツールなどを活用しましょう。
- 作業エリア付近での電話や会議、集中作業などを控えてもらうよう依頼することで、業務への影響を最小限に抑え、業者も作業しやすくなります。
2️⃣作業スペースの確保
- エアコンの真下とその周囲に、最低でも1～2畳分、できればそれ以上のスペースを確保しましょう。
- 事前に机、椅子、キャビネット、観葉植物、ゴミ箱、OA機器などの移動を行います。破損のリスクがあるものや、業者の動線を妨げるものは全て移動させます。
- 移動が困難なものがある場合は、養生が必要な旨を業者に伝え、スムーズに養生してもらえるように準備しておきます。
3️⃣ブレーカーの位置確認と操作手順の把握
- 対象エアコンに繋がるブレーカーの位置を明確にし、担当者がすぐに案内できるようにしておきましょう。
- 作業中は電源を遮断するため、ブレーカーのON/OFFが必要になります。
4️⃣水場・洗浄場所の準備
- 部品洗浄のために使用できる水場（給湯室、ベランダなど）を準備し、業者に場所を案内できるようにしておきます。必要であれば、周辺の片付けなども行います。
5️⃣作業エリアへの導線確保
- 業者が機材や道具を運び込むための導線（玄関から作業場所まで）を確保し、障害物がないようにしておきましょう。エレベーターの使用に関するルールなども事前に伝えておくと親切です。
6️⃣貴重品・重要書類の管理
- 作業エリアや導線付近にある貴重品や重要書類は、必ず事前に片付け、施錠可能な場所に保管しましょう。
クリーニング終了後の確認
作業が完了したら、業者と一緒に以下の点を確認しましょう。
- エアコンの試運転を行い、正常に動作するか。
- 異音や異臭がないか。
- 水漏れがないか。
- 取り外した部品が元通りに取り付けられているか。
- 作業場所や使用した水場が清掃されているか。
何か気になる点があれば、その場で業者に伝え、対応してもらいましょう。
まとめ
業務用エアコンクリーニングを成功させるためには、信頼できる業者選びから始まり、クリーニング内容の確認、そしてオフィス側での周到な事前準備が不可欠です。
この記事でご紹介したリストを活用し、計画的にクリーニングを進めることで、当日に慌てることなく、スムーズかつ効果的にオフィス環境をリフレッシュできるはずです。働く人々が快適に過ごせる環境を整え、業務効率アップにも繋げましょう！
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